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科技查新工作的文档管理
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一、文件归档
  1 查新机构应按照档案管理部门的要求,及时将《科技查新委托单》或《科技查新合同》、查新报告以及查新过程中产生的文件(包括附件)等进行归档保存,做好归档记录。
  2 保存在专用计算机中的电子文档,需定期备份,以防损坏;纸质文档应存放在专用文件柜中,由专人管理。
  3 查新机构应按要求及时将查新报告上传到国家科技查新数据库,国家相关规定不宜公开的除外。
二、查新档案管理
  1 档案的基本内容:查新档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。
  a)  文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新机构及查新人员的有关技术证明资料等。
  b)  项目档案包括科技查新委托单(或科技查新合同)、查新报告、附件、查新人员的工作记录等。
  2 档案管理的基本要求:查新机构应按以下基本要求做好查新档案的管理工作:
  a)  查新项目完成后,应当将所有关于该项目的材料建立档案,按年度归档。
  b)  档案保管年限,文书档案应当长期保管,纸质项目档案一般保管五年,逾期档案可予销毁。
  c)  应当使用计算机进行档案管理,信息内容应遵照科技查新基本元数据集的规定。其中,项目类别代码、查新目的代码、科技查新学科(专业)分类代码和机构类别代码的著录应遵照相关专业规定。


信息来源:检索查新中心
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