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科技查新不同服务模式的践行
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        科技查新是在科技文献检索和科技咨询基础上发展起来的一项科技信息服务业务,主要是为科研管理部门进行项目立项、成果鉴定、评估、验收、奖励等提供客观的文献依据。在科技快速发展的今天,虽然科技查新越来越多受到科研工作者的重视,但对查新工作者也存在着一些困扰。

        一是科技查新的数量年年加大,以青岛科技信息研究所(以下简称“信息所”)为例,2007- 2010年的立项、鉴定、报奖等各类查新课题分别为:1150、1416、1645、2320项,而专职查新员只有5—6个,查新员工作量连年加大,对所查专业也不可能全部了解,而且缺乏监管,造成查新质量难以保证。 二是很多前来查新的科研工作者对查新这一工作不太了解,认为可有可无,对查新工作不太配合,前来查新也仅仅是为了应付科研立项、成果鉴定、新产品申请等,更有甚者认为“到你们这里来,就是要你们一个章,随便查查出个报告就成”。  三是查新工作需要面对来自各行各业、各个领域的专业课题,但查新人员所掌握的专业知识是有限的,即使是素质很高的查新员也无法掌握所有行业的专业知识,而且任何一个查新机构都不可能配备全所有专业的查新人员,但出具客观、公正、高质量的查新报告是每一个查新人员必须做到的。面对这种现状,作为查新工作者,更应该坚持:认真检索,尽可能做到查全查准;认真分析,尽可能作到公正、客观;认真作结论,尽可能作到科学严谨。还要用科学的方法,探讨不同的查新工作模式,争取为科研工作者提供更优质的服务,笔者根据多年的查新经验,结合查新用户的反馈意见,在实际工作中总结了几种可行的服务模式,以期有助于不同的查新机构和查新员结合自身情况,选择合理的查新模式。

        1 现场查新
        查新员与委托人一起交流确定查新点,查新员进行检索,检索出的文献双方一起分析、交流,选择相关文献,与查新点进行对比分析,查新员根据双方沟通的结果撰写查新结论,出具查新报告。优点:①查新员与客户面对面交流,可以通过举例等方式向客户说明查新点的重要性和提炼方法,能够引导客户写出最能反映查新项目创新性的查新点,帮助客户在立项、鉴定等过程中取得好的结果;②确立查新点后,根据查新点由查新员调整、确定检索式,检索出文献后双方一同对比、分析,直接找出密切相关文献或相关文献,查新员和客户即时交流,可以弥补查新员专业知识缺乏带来的漏检或误检,一般一个国内项目半天就可以完成,节省时间,提高了效率,而且采用这种查新服务模式,客户到查新机构一次就可以取到查新报告,减少用户的等待时间。缺点:①客户为了得到一个好的查新结论,有时难免会对查新员做出错误性引导,查新员如果进行反驳,有时还容易因为分歧而产生一定的争执;②采用此查新模式,因为有项目科研人员的帮助,容易使某些查新员产生依赖性,相关文献的选取和结论的撰写全听用户的,这样就失去了科技查新的公正性和权威性。解决办法:查新员在与用户交流的时候,既要虚心向其学习自身所欠缺的专业知识,也要注意加强自己的主观能动性,运用灵活的检索能力,结合个人快速理解项目内容、把握查新点核心的能力,与用户形成互动,保证相关文献的查准、查全及查新结论的客观、公正。

         2 面对面交流后查新
        查新员与委托人面对面交流确定查新点,然后由查新员独立检索,选取相关文献,与查新点进行对比分析,撰写查新结论,出具查新报告。优点:查新员与客户面对面交流,可以通过举例等方式向客户说明查新点的重要性和写法,能够引导客户写出最能反映查新项目创新性的查新点,帮助客户在立项、鉴定等过程中取得好的结果,这一点和现场查新是一样的。缺点:沟通完查新点用户离开后,查新员独立检索,在相关文献的选择,及其与查新点对比分析时,因为对专业的不了解,用的时间会比较长。讨论:这种查新模式适合时间要求不太急的查新委托,查新员既可以比较快速的掌握查新点的核心,又可以在查新过程中掌握主动性,提高查新的公正性和权威性。

         3 其它方式交流后查新
        查新员与委托人通过电话、电子邮件等方法交流确定查新点,然后由查新员独立检索,选取相关文献,与查新点进行对比分析,撰写查新结论,出具查新报告。优点:节省客户的时间和精力,有人认为,查新点反正是查新委托方定,用户到不到查新现场根本没有区别,但根据笔者多年的查新经验,这两者之间的差别还是很大的。缺点:因为不见面,有的查新委托都不是科技研发人员填写,而是单位办公室、管理人员或项目负责人委托其他工作人员填写,所以造成客户接到查新员电话时会很迷茫,不知道为什么要沟通,会说“查新合同不是都写了吗”;有时查新员用电话沟通时客户可能正忙,就应付查新员,或者说“就按查新点写的查”,如果查新员按客户原来写的查,若查出的资料与项目新颖性有冲突,他们又会要求修改查新点重查,从而产生一些矛盾,也会让查新员重复劳动,增加工作量。这些情况绝不是笔者主观臆想,而是在实际工作中切实遇到的。讨论:这种查新模式除了查新点的交流、确定方式外,与第二种查新模式基本相同,但绝不能低估不同交流方式带来的效果,笔者认为,除非客户在外地或确实没有条件到现场,最好不要选择此查新模式。

        4 独立查新
       委托方提供与项目相关的所有内容,查新员与委托方就项目主要内容和关键技术进行交流后,由查新员根据项目内容进行全面检索,提炼查新点,对比分析,出具查新结论。这种查新服务模式在本所的实际工作中并没有应用,在这里只是作为一种模式的思考,希望能给科技查新工作提供一种新的思路。笔者认为,这种方式虽可最大程度地减轻科研工作者的负担,提高科技查新的权威性,但要求查新员有较高的专业素质和外语能力,必要的时候也可请教专业知识较强的查新专家。因此,一方面,每个查新机构应配备足够多的具有各专业背景的人力,以满足查新对时间和专业的要求,另外,全国或各级查新机构也可以联合以来,构建一个查新专家数据库,遇到专业问题,可通过数据库找到相关领域的专家,进行咨询,这样可使查新报告的质量有更高层次的保障。

        归根结底,不论哪种查新模式都离不开查新规范中的流程与要求,即用户提交查新委托、查新机构与用户沟通,确定查新点,签订合同,然后查新员根据查新点确定检索词、组配、调整出合理检索式,在数据库中检索出相关的文献,进一步对比相关文献与查新点的相同点和不同点,最后根据对比分析的结果撰写查新结论。其中,查新点的确立是整个查新过程中极为关键的一步,无论采用哪一种服务模式,都需要查新员具有良好的问题分析、理解能力,面对陌生的课题能在有限的时问里准确把握课题内容,抓住课题关键。而这一切离不开与客户的有效沟通,与客户沟通良好,查新员就可以比较快地了解项目内容,在此基础上引导客户将项目创新点找出来,也就是确定出比较合理的查新点,为最终出具高质量的查新报告提供保证。



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